D’où proviennent mes données personnelles ?
Que vous soyez candidat à un examen ou personnel encadrant, votre institution a collecté auprès de vous des données relatives à vos nom, prénom, adresse mail, les cas échéant votre numéro de téléphone et un numéro pseudonymisé qui vous a été attribué par votre institution.
Quelles sont les données personnelles qui sont susceptibles d’être traitées ?
Les données suivantes sont susceptibles d’être traitées par Managexam pour le compte de l’institution qui a créé votre compte :
- votre nom,
- votre prénom,
- votre adresse de courriel,
- votre numéro de téléphone,
- un numéro d’identifiant interne,
- votre image (vidéo, photos),
- une image d’une de vos pièces d’identité
- votre voix,
- les données issues de votre connexion au service (notamment adresse IP, user-agent, horodatage, etc.).
Comment optimiser votre connexion à Managexam ?
Nous vous conseillons d’utiliser un navigateur éprouvé et récemment mis à jour (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Certains navigateurs comme Brave peuvent bloquer des fonctionnalités qui seraient reconnues comme intrusives (fenêtre popup notamment).
Il est préférable d’utiliser un ordinateur, voire une tablette. Nous ne garantissons pas un accès optimal via un smartphone.
Je ne connais pas mes identifiants
Votre identifiant est l’adresse mail sur laquelle vous avez reçu votre convocation.
Renseignez cette adresse et cliquez sur le bouton « Suivant » vous recevrez un code provisoire par mail et vous serez invité à choisir votre mot de passe personnel (8 caractères dont 1 caractère spécial).
Ma convocation précise une heure GMT, à quoi cela correspond ?
Managexam est utilisé sur différents fuseaux horaires en simultané d’où la référence à l’horaire en GMT comme une mesure standard.
Les invitations à votre session d’évaluation seront donc exprimées en horaire GMT.
Comment se passe une surveillance synchrone des examens ?
Dans le cas d’une surveillance synchrone, Managexam procède à un enregistrement continu pendant toute la durée de l’examen de l’image (par la webcam de votre ordinateur) du son (micro de l’ordinateur) et du bureau du poste de travail utilisé pour passer l’évaluation. Managexam a aussi accès aux applications actives sur le poste de travail sans avoir accès au contenu desdites applications. Avant et pendant l’examen, un surveillant peut entrer en contact avec vous oralement ou via le chat. Il est aussi possible que vous soit demandé de justifier de votre identité en présentant à la caméra une pièce d’identité. Managexam peut aussi vérifier que vous vous trouvez dans un environnement adéquat pour passer votre examen. Les données de télésurveillance sont accessibles en direct et de manière différée.
Comment se passe une surveillance asynchrone des examens ?
Managexam procède lors des surveillances asynchrones à des prises de photographie aléatoires pendant la session d’examen. Les données de télésurveillance sont accessibles de manière différée. Dans le cas de surveillance asynchrone, Managexam est désigné par défaut comme surveillant de l’examen mais peut déléguer cette surveillance à l’institution.
Qui surveille les examens ?
Le personnel chargé de la surveillance fait soit partie de l’institution, soit est un membre de personnel recruté par Managexam. Le personnel de surveillance documente les faits vous concernant et établit un procès-verbal numérique.
- En cas de recours à une télésurveillance synchrone, le personnel du corps enseignant ayant accès aux copies et le personnel du corps enseignant ayant accès aux données relatives à votre image, à l’audio et aux captures d’écran sont des personnes différentes.
- Dans le cas de surveillance asynchrone, Managexam est désigné par défaut comme surveillant de l’examen mais peut déléguer cette surveillance à l’institution. Dans la modalité asynchrone, une seule et même personne du personnel du corps enseignant a simultanément accès aux copies d’examen et aux données relatives à votre image et à l’ordinateur que vous utilisez.
La caméra ne fonctionne pas
Vérifiez que vos paramètres de confidentialité ainsi que votre antivirus autorisent l’accès à votre caméra ainsi que votre micro et reconnectez-vous. Si vous passez l’examen sur navigateur vérifiez que celui-ci autorise Managexam à accéder à la webcam si ce n’est pas le cas essayez avec un autre navigateur (Chrome de préférence). Si le problème persiste merci de contacter l’assistance
Est-ce que je dois présenter mon environnement à la caméra et m’entend-on ?
Renseignez-vous auprès de votre institution concernant les conditions de passage de votre examen, selon la formule choisie vous pouvez être amené à devoir présenter votre environnement et le micro doit être activé.
Puis-je contacter quelqu’un pendant l’examen ?
Vous êtes uniquement autorisé à communiquer avec l’équipe technique via le bouton « besoin d’aide » en bas à gauche de l’écran ou avec votre surveillant en cas d’examen surveillé en direct.
J’ai un imprévu le jour de l’épreuve, qui dois-je contacter ?
Managexam travaille en collaboration avec votre établissement pour que vous puissiez réaliser vos examens à distance. Votre établissement reste votre point de contact pour toute question liée à votre scolarité, absence aux évaluations inclue.
Merci de vous rapprocher du service de gestion pédagogique de votre établissement pour toute question liée au planning de vos évaluations.
Comment sont traitées les données vidéos et audios lors d’une session asynchrone ?
Managexam procède à l’agrégation des flux photographiques, vidéographiques et sonores, et le cas échéant des captures d’écran et des listes des applications ouvertes sur le poste de travail utilisé au cours de la session d’examen, afin de les communiquer à votre institution dans une présentation chronologique. Ceci dans le but que le personnel de ce dernier puisse vérifier l’absence ou pas de manquements au règlement de l’examen. Les données collectées sont ensuite hébergées sur la plateforme de Managexam.
Comment se passe la correction des sessions ?
Votre copie d’examen ainsi que l’ensemble des données collectées à votre égard sont transmises à votre institution afin que cette dernière puisse procéder à la correction. En cas de recours à une télésurveillance synchrone, le personnel du corps enseignant ayant accès aux copies et le personnel du corps enseignant ayant accès aux données relatives à votre image, son et captures d’écran sont des personnes différentes.
Une fois la session effectuée, que se passe-t-il ?
Votre copie d’examen ainsi que l’ensemble des données collectées à votre égard peuvent être téléchargées depuis la plateforme Managexam par votre institution afin que cette dernière puisse procéder à la correction. En fonction du choix de votre institution, Managexam peut procéder à une pré-correction.
Soutenance de thèse
Dans ce cas de figure, vous êtes forcément dans une session synchrone (voir plus haut pour la description de ce service). A la différence d’un examen, vous pouvez entendre et échanger avec le jury.
Comment puis-je exercer mes droits ?
Vous pouvez exercer certains de vos droits directement auprès de Managexam via votre compte ou auprès de l’institution dont vous dépendez en la contactant. Pour plus d’information, veuillez vous reporter à la clause 12 de notre politique de protection des données.